L’établissement d’une facture est une opération nécessaire, parfois obligatoire pour ceux qui exercent dans le secteur commercial. C’est pour cette raison qu’il est important d’utiliser un logiciel de facturation. Cependant, il existe une multitude de logiciels de facturation. Pour choisir le bon logiciel, il faut alors prendre en compte certains facteurs.
Considérer l’organisation intégrale de votre entreprise
Avant de choisir un logiciel de facturation, les entreprises doivent réfléchir à leurs besoins en matière de gestion comptable. Que votre entreprise choisisse de gérer ses finances en interne ou de confier ce travail à un comptable dépend de ce que vous devez savoir. Avant d’opter pour une solution logicielle de facturation, il fait savoir si votre entreprise souhaite gérer sa propre comptabilité ou déléguer cette tâche à un professionnel externe. Idéalement, vous devriez utiliser un seul outil pour les fonctions de facturation et de comptabilité. Cela rend la gestion comptable beaucoup plus efficace lorsque vous gérez vos finances en interne. Si vous effectuez l’intégralité de la gestion comptable de votre entreprise, il vaut mieux opter pour un logiciel « tout-en-un ». Dans ce cas, vous pouvez un seul outil pour la comptabilité et la facturation. Cela constitue un grand atout en termes d’efficacité. En outre, pour une TPE, il est préférable de choisir un logiciel de comptabilité et une solution logicielle devis-facturation. L'externalisation de vos tâches comptables vers une application logicielle qui se concentre sur la facturation est un choix approprié. Assurez-vous que le logiciel de facturation simple permet à votre comptable de saisir des données et de se connecter au système financier. De plus, recherchez un logiciel de création de facture qui fournit des méthodes simples pour fusionner les factures de vente avec les données financières.
Vérifier l’ergonomie de la solution logicielle facturation avant de le choisir
Pour une utilisation facile, il est également nécessaire de prendre en compte l’ergonomie du logiciel de facturation simple que vous allez choisir. Pour les personnes qui n’ont pas beaucoup d’expérience dans le domaine de comptabilité, ce critère est très important. En effet, pour faciliter l’usage d’une solution logicielle de facturation, celle-ci doit être intuitive et claire. Tenez compte de la manière dont l'utilisateur interagira avec l'outil lors de sa conception. Les logiciels qui fournissent des fonctionnalités de facturation ont souvent des fonctionnalités impressionnantes répertoriées sur leurs documents officiels. Il est recommandé de tester le logiciel de facturation. Cela est particulièrement recommandé si vous décidez d'acheter le logiciel ou de vous engager à l'utiliser pendant un an. Certains éditeurs de logiciels proposent une période d'essai limitée pour leurs programmes, qui dure souvent de 7 à 30 jours. Vous n'avez pas besoin d'être abonné à une version d'essai ou de démonstration du logiciel pour le tester et fournir des commentaires. L'abonnement d'un mois au logiciel vous laissera le temps de l'utiliser pendant la phase de test. Cela vous donnera la chance de vous assurer que le logiciel de facture répond aux besoins de votre entreprise.
Prendre en compte le paramétrage et la personnalisation du logiciel de facturation
Une solution logicielle de facturation qui offre une possibilité de personnalisation peut s’adapter aux besoins de votre entreprise. Il est alors préférable de privilégier un logiciel présentant de nombreuses fonctionnalités de configuration comme d’importer divers fichiers fournisseur/client/produit en fonction d’un fichier CSV. Il est important de choisir un logiciel qui vous permet de créer des factures pour différents modèles avec différentes catégories comme le service, le produit ou le client. Le choix des couleurs et des polices de l'entreprise ou l'ajout d'un logo d'entreprise, sont des options de configuration importantes. La mauvaise configuration de certains aspects d'un programme de facturation ne doit jamais être négligée. Cela inclut la possibilité de personnaliser les messages automatisés, les notifications et d'autres procédures. Il est important de s'assurer que le logiciel utilisé pour la facturation est conforme à toute nouvelle réglementation actuellement en vigueur. De plus, il devrait avoir l'approbation publique de l'État.